投標方應準備正本一份和副本四份,并在封面上注明“正本”或“副本”字樣,然后一起放入招標專用袋中密封。一旦正本和副本有差異,以正本為準。密封口處貼紙加蓋單位公章并注明“于╳年╳月╳日╳時╳分之前不準啟封”的字樣。投標文件按指定時間、地點由法定代表人或委托代理人送交。所有投標文件都必須按招標方在投標邀請中規定的投標截止時間內送至開標現場,超過投標截止時間的投標,招標方不再受理。投標文件從投標截止之日起,有效期為45天。
標書是由發標單位編制或委托設計單位編制,向投標者提供對該工程的主要技術、質量、工期等要求的文件。標書是招標工作時采購當事人都要遵守的具有法律效應且可執行的投標行為標準文件。它的邏輯性要強,不能前后矛盾,模棱兩可;用語要精煉、簡短。標書也是投標商投標編制投標書的依據,投標商必須對標書的內容進行實質性的響應,否則被判定為無效標(按廢棄標處理)。標書同樣也是評標最重要的依據。標書一般有至少一個正本,兩個或多個副本。